КЭДО в 1С: цифровой шаг для эффективного бизнеса
В эпоху цифрового развития от кадровика ожидают не только ведения делопроизводства, но и разработки кадровой политики, организации оценки персонала, участия в формировании корпоративной культуры. Однако на практике ценные специалисты часто вынуждены ходить с бумажными заявлениями сотрудников от одного руководителя к другому.
Цифровые технологии меняют HR-процессы. В современной компании кадровики не бегают с бумагами — они анализируют эффективность, подбирают персонал и развивают бизнес. Документооборот между подразделениями ускоряется, согласования проходят быстрее.
С 22 ноября 2021 года действует Федеральный закон № 377-ФЗ, который внёс изменения в Трудовой кодекс. Теперь работодатели вправе полностью перевести кадровый документооборот в электронный вид без дублирования на бумаге. Это законно, удобно и выгодно.
Приведём конкретные цифры. Переход на КЭДО в компании из 100 человек позволяет экономить до 25 000 листов бумаги в год, что спасает 2–3 взрослых дерева от вырубки. Внедряя КЭДО, мы не только развиваем компанию, но и заботимся об экологии. Кроме того, экономия на бумаге составляет в среднем 2,5–3 тысячи рублей в год на каждого сотрудника. Для компании из 1000 человек это около 3 миллионов рублей экономии ежегодно.
Что такое КЭДО?
КЭДО — это обмен кадровыми документами в электронном виде без бумажных копий. Он подходит для всего, что требует письменного оформления и подписи: заявления, приказы, договоры и так далее. Минтруд утвердил единые правила (Приказ № 578н), которым должны следовать все, кто переходит на КЭДО.
Что предлагает 1С?
Специальный модуль, который встраивается прямо в вашу 1С (ЗУП, ЗКГУ, ERP, Комплексную автоматизацию, Бухгалтерию). Никаких сторонних программ — всё в привычном интерфейсе.
Как это работает на практике? Вы сформировали документ в 1С, нажали кнопку — сотруднику пришло уведомление на телефон. Он открыл, подписал (УНЭП или через Госключ), и документ вернулся в систему. Кадровик видит статус в одном окне: подписан, на согласовании, не открыт.
Шесть главных преимуществ КЭДО
Экономия времени — автоматизация рутины: без ручной печати, подписей, сканирования и рассылки.
Заявления в один клик — отпуск, командировка, справка, смена данных через 1С:Кабинет сотрудника, согласование без личных визитов.
Снижение нагрузки на отдел кадров — минимум обращений, никакой путаницы, кадровики работают с данными, а не с папками.
График отпусков без конфликтов — сотрудники подают заявления онлайн, руководители согласовывают, система автоматически формирует приказы и обновляет календарь.
Юридическая значимость — документ, подписанный электронной подписью, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью.
Дистанционное оформление сотрудников — от оффера до приказа полностью онлайн, без личного присутствия.
Удобно всем
Кандидаты ещё до приёма могут заполнить анкету, подписать согласие на КЭДО через Госуслуги, выпустить бесплатную подпись УНЭП и подписать трудовой договор. Это особенно ценно для удалённых сотрудников из других городов.
Сотрудники через приложение 1С:Кабинет 24/7 видят расчётные листы, подают заявления на вычеты, сообщают об отсутствии, согласовывают отпуск, заказывают справки, оформляют командировки. Всё с телефона.
Кадровики получают автоматическую обработку заявлений, массовую рассылку расчётных листов с уведомлениями, удобный сбор графиков отпусков.
Руководители подписывают документы онлайн, настраивают маршруты согласования, подключают «Госключ», создают шаблоны через конструктор, контролируют доступы, получают напоминания об отпусках подчинённых.
Какие документы переводим в электронный вид
Приказы (приём, перевод, изменение условий), трудовые договоры и дополнительные соглашения, заявления на отпуск и отгул, уведомления, служебные записки, график отпусков, локальные нормативные акты, акты, пояснительные записки — и другие кадровые документы.
Важные ограничения
Согласно письму Минтруда РФ от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848, КЭДО не применяется для иностранных работников, постоянно проживающих за пределами РФ. Также часть 3 статьи 22.1 ТК РФ устанавливает документы-исключения, которые нельзя перевести в КЭДО. Например, приказ об увольнении.
Какие подписи нужны и кто их выпускает
В КЭДО каждый документ подписывается усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Именно УНЭП используется для большинства кадровых документов. Прямо внутри сервиса сотрудники бесплатно получают УНЭП и сразу начинают пользоваться.
Важно по закону: работодатель обязан обеспечить сотрудников подписями за свой счёт. В сервисе 1С:КЭДО подписи выпускаются автоматически, хранятся в кабинете сотрудника, используется прямая бесплатная интеграция с Госключом. Чтобы сделать документооборот юридически значимым, достаточно заключить с каждым сотрудником соглашение о применении УНЭП.
Управление процессами — всё под контролем
Заявления автоматически распределяются по ответственным согласно настроенным маршрутам. У каждого документа есть статус «подписан» или «не подписан». Система сама напоминает о неподписанных документах, а руководители могут подключаться к контролю подписания. Весь архив хранится прямо в программе — не нужно идти в бумажный архив.
Технические моменты
-
Госключ можно получить при наличии загранпаспорта.
-
Сервис сам напомнит о необходимости подписать документы в срок.
-
Если сотрудник оформлен в нескольких организациях в разных базах — пока кабинеты раздельные, но в 2026 году появится вход в единый кабинет.
-
Сотрудник может пользоваться сервисом с телефона через приложение 1С:Сотрудник.
-
В 2026 году выйдет интеграция с документооборотом (ДО) при согласованной структуре взаимодействия.
Почему именно 1С:Сотрудник, а не другие сервисы?
Бесшовная интеграция — встроено в вашу 1С, не нужно ставить расширения.
Нет двойной работы — не нужно дублировать учёт в двух системах.
Процессы не меняются кардинально — работаете как обычно, но в электронном виде.
Данные хранятся у вас — в вашей учётной системе, а не у стороннего оператора. Даже при отказе от сервиса данные остаются с вами.
У других операторов часто непонятно, где и как хранятся данные и что будет с ними после отключения.
Кому нужно КЭДО
- Крупным компаниям — чем больше сотрудников и филиалов, тем сложнее управлять бумагами, и КЭДО возвращает контроль.
- Небольшим компаниям — бухгалтер или кадровик перестаёт разрываться, и не нужно нанимать дополнительного сотрудника.
КЭДО — это небольшой по сложности проект, который приносит быструю автоматизацию. Он нужен всем. Компании, начавшие внедрение сейчас, будут защищены от спешки, если КЭДО станет обязательным.
Услуга «КЭДО под ключ» от компании «Числа»
Мы берём на себя полную организацию электронного кадрового документооборота на базе 1С. В пакет входит:
-
Обучение ваших сотрудников работе с сервисом.
-
Подключение и настройка системы.
-
Помощь в подготовке документов.
-
Сопровождение на всех этапах.
Переход на КЭДО в 1С — это шаг к эффективности. Вы экономите время, деньги и нервы, сотрудники получают современный и удобный инструмент. Бумажные процессы устарели. Цифровизация — стратегический шаг к повышению эффективности бизнеса. Компания «Числа» готова провести вас от бумаг к оптимизации — от обучения до полного сопровождения.