⇧
⇩
(473) 21-000-21

Документооборот – новая жизнь организации!

Перечислим основные принципы работы с документами в обычной компании:

  1. Входящие и исходящие документы ни как не регистрируются, а если регистрируются, то в бумажном журнале.

Случай 1 – не регистрируются. Ни кто не может ответить на вопросы:

  • Приходил ли документ в компанию или нет?;
  • Все помнят, что приходил, но никто не помнит, кому отдали;
  • Отправляли оригиналы документов контрагенту или нет?
  • И т.д.

Случай 2 – регистрируются в бумажном журнале. Давайте попробуем найти нужную нам запись, если прошел месяц, а если год…
Результат – не можем найти подписанные накладные, акты оказания услуг для истребования дебиторской задолженности!

  1. Электронные документы (внутрифирменные приказы, служебные записки, однотипные договора и т.д.) составляются каждый раз заново без использования шаблонов  или у некоторых сотрудника наработки (шаблоны) есть, а у остальных нет.

Результат из практики:

  • В документах для контрагентов часто допускаются ошибки в реквизитах, и они возвращаются не подписанными;
  • Нет утвержденного внутрифирменного стиля составления документов, что говорит о статусе компании;
  • Новым сотрудникам тяжело начинать работать, так как приходится постоянно обращаться к коллегам за образцами документов;
  • И т.д.
  1. Электронные документы хранятся на компьютерах пользователей или в личных папках на сервере.

Результат:

  • Сложно найти нужный документ
  • При увольнении недобросовестный сотрудник может удалить важные документы;
  • Сложно настроить различные права доступа к документам. Обычно создаются отдельные папки для определенных групп сотрудников, но это не всегда удобный вариант.
  1. Если документы требуют согласования, то их в бумажном виде начинают передавать ответственным за согласование сотрудникам.

Результат:

  • Тратится большое количество бумаги;
  • Сотрудники тратят рабочее время на «хождения по кабинетам»;
  • В документ по замечаниям вносятся корректировки, и предыдущие версии чаще всего не сохраняются;
  • Новые сотрудники тратят много времени на изучения цепочек согласования. (это в том случае, если эти цепочки где-то описаны, а чаще всего описаний просто нет!)
  1. Контроль исполнения заданий, поручений ведется с помощью «старого доброго» ежедневника.

Результат:

  • Записей в ежедневнике может быть много и контролировать не всегда удобно;
  • Бывают задания с длительным сроком исполнения и тогда контроль над ними усложняется;
  • С ежедневником может просто, что-то случится!
  • И т.д.  

Можно еще долго перечислять методики ведения документооборота в компаниях, но думаю, и всего вышеперечисленного будет достаточно.
Все вышеперечисленные и многие другие задачи помогают решать системы электронного документооборота. На нашем рынке таких систем множество. По оценкам экспертов большинство систем очень схожи, по своему базовому функционалу.
Наша компания предлагает для внедрения систему – 1С: Документооборот. Перечислим основные отличия данной системы от других систем, представленных на рынке:

  •  Система реализована на платформе 1С: Предприятие 8. Это самая распространенная система в России для создания бизнес решений;
  •  Большое количество специалистов по обслуживанию систем на платформе 1С: Предприятие;
  •  Привычный интерфейс работы для сотрудников;
  •  Быстрая настройка синхронизации данных с другими системами на платформе 1С: Предприятие;
  •  Система разрабатывается специалистами компании 1С – это гарантирует постоянную поддержку системы и различные улучшения с выходом новых версий;
  •  Экономия на лицензирование системы. Используются стандартные лицензии на платформу 1С: Предприятие 8.

1С: Документооборот выпускается в двух версиях ПРОФ и КОРП.
Подробно о системе 1С: Документооборот и отличиях ПРОФ версии от КОРП, можно прочитать на сайте 1С - http://v8.1c.ru/doc8/ .
doc1.png
Ниже мы подробно опишем, на наш взгляд, основные отличия ПРОФ от КОРП версии.

№ Функция ПРОФ КОРП
1. Множественные состояния документов Нет Да
2. Штрихкодирование документов и файлов Нет Да

3.

Принятие задач к исполнению

Нет

Да

4.

Настройка и использование условий маршрутизации

Нет

Да

5.

Периодические бизнес-процессы

Нет

Да

6.

Остановка бизнес-процессов

Нет

Да

7.

Категоризация данных

Нет

Да

8.

Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Нет

Да

9.

Перенос сроков выполнения задач

Нет

Да

10.

Рабочий стол руководителя

Нет

Да

11.

Комплексные процессы

Нет

Да

12.

Проекты

Нет

Да

  1. Множественные состояния документов

Входящие, исходящие и внутренние документы могут находиться одновременно в нескольких состояниях, например, Согласован, Утвержден, Зарегистрирован. Таким образом, видно полное текущее положение документа в его жизненном цикле.
Имеется пять групп состояний – состояния согласования, состояния утверждения, состояния рассмотрения, состояния регистрации, состояния исполнения. Таким образом, документ может иметь одновременно до пяти состояний (одно из каждой группы).
Полное состояние выводится в карточке документа, в списке документов и в некоторых отчетах.
Состояния изменяются автоматически (процессами) либо вручную. Для изменения состояния вручную используется отдельная форма, которая открывается по кнопке выбора в поле Состояние в карточке документа. В данной форме также показывается, когда было изменено состояние и кто его изменил (пользователь или процесс).
doc2.png
Доступность полей по состоянию устанавливается по правилу: если документ содержит состояние, которое разрешает какое-то действие или поле, то оно будет разрешено в итоге. Исключение составляет состояние Зарегистрирован. Если оно установлено, то документ блокируется от изменения независимо от остальных состояний.
В версии Проф документ единовременно может иметь только одно состояние.

  1. Штрихкодирование документов

Этот функционал предназначен для ускорения поиска документов в информационной базе. При этом Вы можете автоматически считать штрих-код с бумажной копии документа, или ввести номер штрих-кода вручную, после чего «1С:Докментоборот 8 КОРП» выполнит поиск документа.
Штрих-код программа присваивает всем документам в автоматическом (фоновом) режиме, однако, при необходимости, есть возможно ввести «внешний» штрих-код (например, в случае если у вас входящий документ и на нем уже есть штрих-код).
Из любой карточки документа у Вас есть возможность распечатать штрих-код на обычной бумаге или наклейке.

  1.   Принятие задач к исполнению

«Задачи» в программе используются для выстраивания коммуникаций между пользователями, а также с помощью их работает автоматизация бизнес процессов. Наличие в программе возможности пользователю сделать для конкретной задачи отметку о том, что задача «Принята исполнению» необходимо для решения как минимум двух вопросов:

  • Первое, известить всех остальных пользователей (включая постановщика задачи), о том, что работа начата;
  • Второе, в случае если задача была адресована не конкретному пользователю, а группе пользователей (например, задача адресована для роли «Юристы»), тогда с помощью этого функционала «красиво» реализуется так называемый «захват» задачи на выполнение.
  1. Настройка и использование условий маршрутизации

Эта возможность добавляет программе существенную гибкость в вопросах связанных с настройками шаблона выполнения бизнес-процесса. Допустим, мы настраиваем шаблон бизнес процесса согласования договора поставки. Нам необходимо реализовать следующую схему согласования. Если сумма договора менее 100 000 рублей в согласовании участвует только исполнитель с ролью «Юрист», а если более 100 000 рублей, тогда в цепочку согласования включается еще исполнитель с ролью «Бухгалтер». В данном примере, именно возможность «Условной маршрутизации» позволяет реализовать такую схему работы стандартными возможностями программы.

  1. Периодические бизнес-процессы

Функционал позволяет запускать на исполнение большое количество бизнес-процессов с заданной периодичностью (день, неделя, месяц). Наличие этой функции позволит сократить время на «запуск» процессов и избавит от проблем связанных с «человеческим фактором» и «плохой памятью».

  1. Остановка бизнес-процессов

В случае необходимости и наличия соответствующих прав, пользователь может остановить выполнение не актуального бизнес-процесса. После остановки все задачи бизнес-процесса снимаются с выполнения. Через некоторое время процесс может быть снова запущен.

  1. Категоризация данных

С помощью категоризации Вы сможете для любого документа или файла в программе определить принадлежность к нужной категории. Это можно сделать как в ручном режиме, так и автоматически (нужно настроить правила для автоматического подбора категорий). На основании категорий можно настроить схему полномочий доступа пользователей программы к документам и файлам. Категории создаются вручную в специальном справочнике. Например, с помощью категорий можно разделять виды договоров – трудовые, лизинг и т.д. Категории – это еще одно средство для разделения документов.

  1. Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

В программе предусмотрен поиск файлов и документов по их реквизитам, например по номеру, дате, виду документа, дата регистрации и прочее. Функция расширенного поиска дает возможность пользователю выполнять поиск с произвольными условиями и всевозможными логическими объединениями.

  1. Перенос сроков выполнения задач

При наличии данного функционала в программе у исполнителя есть возможность при необходимости отправить автору задачи запрос на перенос срока. Процесс согласования нового срока выполнения задачи разделен на следующие этапы:

  • создание нового запроса на перенос сроков по задаче;
  • согласование запроса автором задачи;
  • ознакомление с результатами согласования;
  • анализ переноса срока.
  1.  Рабочий стол руководителя

Специализированный инструмент, специально разработанный для лиц, которые выдают и контролируют выполнение поручений. С рабочего стола руководителя, у пользователя есть доступ к созданию, рассмотрению, согласованию и утверждению задач. Рабочий стол руководителя, в том числе ориентирован для работы в программе через интернет на мобильных устройствах, например iPad.

  1.  Комплексные процессы

Комплексные бизнес-процессы – это возможность создавать шаблоны процессов путем комбинации простых/типовых процессов, например таких как:

  • согласование;
  • поручение;
  • ознакомление;
  • и т.п.
  1.  Проекты

Проекты - специализированный инструмент, с помощью которого можно планировать и управлять проектными работами. Проект в программе может быть использован как универсальная аналитика практически для всех видов объектов, что в последствии позволяет выполнять анализ данных в программе с детализацией до проекта.

Учитывая все вышесказанное, мы считаем, что даже для небольшой компании система электронного документооборота – это необходимость!

1С-Франчайзи компания «Числа»,
Руководитель отдела разработки и внедрения программных продуктов 1С

← Предыдущая статьяВся IT-АналитикаСледующая статья →