Бюджетирование в зарплатном блоке
Большинство организаций не используют развитые средства автоматизации, когда планируют свои бюджеты — в том числе и в части расходов на персонал. Возможно, не все руководители знают, что в типовую конфигурацию 1С:ЗУП КОРП входит блок планирования таких расходов. Функционал бюджетирования на проектах внедрения зарплаты чаще используют компании с высокими стандартами управления.
Предприятия планируют такие затраты по-разному из-за высокой вариативности подходов. Крупный производитель молочной продукции, входящий в международную группу компаний, обратился к нам чтобы внедрить планирование с учётом особенностей своих процессов. Этот заказчик несколько раз в течение года формирует подробный бюджет ФОТ, в котором необходимо:
-
учесть всех сотрудников и их плановые начисления;
-
спрогнозировать возможные неявки на основе фактических данных за аналогичный период предыдущего года;
-
заложить в бюджет суммы на вакантные позиции;
-
рассчитать затраты на уплату страховых взносов и пр.
Чтобы сформировать вне 1С ЗУП максимально подробные отчёты для 1000 человек — в разрезе сотрудников и видов начислений — требовалось потратить много времени. В связи с этим заказчик попросил автоматизировать данный процесс.
В решении задачи мы использовали некоторые типовые структуры подсистемы 1С:ЗУП:
-
показатели планирования— настройки списка соответствующих видов расчета;
-
кадровый план — основной документ, в котором рассчитываются планируемые показатели;
-
позиции кадрового плана — структура, похожая на штатное расписание, в которой можно предусмотреть вакансии на будущий период или изменение количества текущих позиций.
Для заказчика было важно планировать показатели по разным алгоритмам: рассчитывать значение одного показателя в зависимости от другого, учитывать плановые часы работы, индексации и пр. Типовые механизмы не дают такой возможности, поэтому мы разработали отдельный документ «Расчёт показателей». Он содержит список оговоренных с заказчиком алгоритмов расчета показателей, которые в дальнейшем помогут заполнить кадровый план. В их число входят:
-
доплаты и надбавки, которые зависят от оклада;
-
суммы оплаты по тарифам с учётом предстоящих в будущем индексаций;
-
страховые взносы с учётом превышения;
-
резервы премий и отпусков с учётом особенностей на предприятии заказчика.
Пример заполнения документа «Расчет показателей» в 1С:ЗУП
Заказчик хотел при составлении бюджета уточнять планы трижды за год, а также включать в них фактические данных за уже пройденные периоды. Например, в феврале формируется уточнённый бюджет на текущий год, в котором январские данные собираются фактически начисленные, а февраль-декабрь планируется по заданным алгоритмам. Для этого мы дополнительно доработали алгоритм заполнения кадрового плана.
Чтобы заказчику было удобно анализировать крупные объемы информации, мы реализовали отчёты с разным уровнем детализации. Среди них есть как максимально подробные отчеты вплоть до каждого сотрудника, развёрнутые по каждому виду начисления, так и более синтетические формы с детализацией до подразделений и групп начислений. Часть отчетов позволяет сравнивать запланированные бюджетами суммы с фактически начисленными значениями в текущих периодах, а также с аналогичными периодами в предыдущем году.
Пример отчета по кадровому планированию:
Отчёт по кадровому планированию с детализацией по группам начислений в 1С:ЗУП
