⇧
⇩
(473) 21-000-21

ЗАО "Сегодня-Пресс-Воронеж"

О предприятии

СПВ1.png

Группа компаний «Сегодня-Пресс-Воронеж» известна практически каждому жителю Воронежа благодаря обширной сети киосков по распространению печатной продукции. Но, даже несмотря на столь внушительный размер сети (около 150 киосков), розничная торговля – это не основное направление деятельности предприятия. Помимо этого, торговля ведется в двенадцати собственных магазинах с использованием средств автоматизированного учета. Есть оптово-розничный склад «Торговый дом» (Магазин-склад Cash@Carry), с которого ведется отгрузка как оптовым клиентам, так и розничным покупателям, с оплатой "на месте" наличным или безналичным расчетом.


Основное направление деятельности компании – это распространение газетно-журнальной продукции (ГЖП)  оптовым покупателям: более 300 сетевых магазинов по всему региону, почтовые отделения Воронежской и других областей. Практически вся пресса в цепочке Издатель-Покупатель проходит через склады компании Сегодня-Пресс-Воронеж, оборудованные новейшим оборудованием по фасовке и упаковке.
Киоски и магазины, помимо газетно-журнальной продукции, необходимо наполнять сопутствующими товарами, поэтому появился объемный список номенклатуры сопутствующих товаров, первоначально закупаемый для продажи в собственной торговой сети, но затем вошедший и в ассортимент оптовых отгрузок. Для обеспечения доставки товаров до киосков, магазинов и клиентов, выделен транспортный отдел, в состав которого входит более 50 автомобилей. Транспортным отделом оказываются услуги доставки и экспедирования изданий.

Задача

Разработать единую систему учета, которая должна включать:

  • Экспедирование ГЖП
  • Формирование заказов по графикам выхода ГЖП
  • Складской учет ГЖП по номерам изданий и сопутствующих товаров
  • Ценообразование
  • Автоматизация работы оптово-розничного склада
  • Учет в киосках, обмен данными с магазинами, инвентаризации, закрытие смены, учет ДС в розничных точках, пересортицы, недостачи.
  • Автозаказ
  • Автоматизация оптового направления по сопутствующим товарам
  • Бухгалтерский и налоговый учет, формирование регламентированной отчетности

Решение

В качестве единой платформы для автоматизации учета была выбрана система «1С:Комплексная автоматизация 8», внедрение которой происходило в несколько этапов.
На первом этапе в конфигурации был реализован и передан в промышленную эксплуатацию контур экспедирования изданий, без отражения в управленческом и бухгалтерском учете. 1С использовалась в связке с основной учетной системой «Галактика». По данным 1С определялся размер заказанных покупателем изданий (в зависимости от графика выхода), цена продажи, эти данные передавались в Галактику, где уже велся весь учет: товарный, бухгалтерский, формировались накладные на отгрузку.
На втором этапе в 1С был реализован контур учета возвратов газетно-журнальной продукции от покупателей. При торговле ГЖП достаточно велик процент возврата от покупателей, необходимо было предусмотреть механизмы оперативной обработки документов возврата, с проверкой корректности заявленных данных. Был разработан механизм штрих-кодирования накладных на возврат, покупателю предоставляется перечень товаров, которые могут быть возвращены по условиям договора. Покупатель вносит фактическое количество в накладную, по штрих-коду накладная обрабатывается на складе предприятия.
На третьем этапе, включающем в себя основной объем доработок, Заказчиком было принято решение отказаться от системы учета «Галактика», и перенести весь учет в 1С.
Было проведено комплексное обследование бизнес-процессов Заказчика путем интервьюирования ключевых сотрудников: руководителей подразделений и ведущих специалистов. Составлены протоколы интервьюирования, где описаны основные требования Заказчика к информационной системе. На основании протоколов были составлены остальные рабочие материалы проектной документации.
Можно выделить несколько разделов требований:

  • учет газетно-журнальной продукции в соответствии со спецификой отрасли;
  • учет сопутствующих товаров с детализацией до поставщика и цены поступления;
  • учет розничной торговли в магазинах – автоматизированных торговых точках;
  • учет розничной торговли в киосках – неавтоматизированных торговых точках;
  • автоматизация процесса пополнения товарного остатка по данным текущих остатков и статистики продаж – «Автозаказ», при этом сам процесс пополнения разделен на два контура: пополнение товарного остатка в розничных точках (магазинах и киосках) по данным статистики продаж, сегментов номенклатуры (аналогов) и остатков на оптовом складе; и формирование заказов поставщику по данным продаж всей сети;
  • автоматизация процесса сборки товара на отгрузку по сформированным заказам;
  • обмен данными с поставщиками посредством файлов обмена в формате dbf или xls (загрузка прайс-листов, отправка заказов поставщику, загрузка накладных по данным поставщика);
  • двух-уровневая приемка товара (приходный ордер на товары и поступление товаров) с отражением данных поставщика и автоматическое формирование документов «Акт на расхождение товаров при поступлении»;
  • автоматизация бухгалтерского и налогового учета;
  • рассылка накладных клиентам в электронном виде;
  • обмен с розничными магазинами;
  • учет комиссионного товара;
  • «Интеркампани» - закупки и продажи товара между собственными юридическими лицами.

Результат

Управление складом
Компания обрабатывает большое количество заказов на отгрузку с оптового склада, отгрузка осуществляется сторонним покупателям и в розничные точки. Для управления заказами и цепочкой действий введены статусы заказов (сформирован, зарезервирован, к подбору, в подборе, отгружен). Разработано специализированное рабочее место «Управление складом», с помощью которого можно управлять статусами документов, при этом работая с большим списком одновременно. Статусы: сформирован, зарезервирован и к подбору устанавливают менеджеры, далее с заказами работает склад. Администраторы склада группируют заказы к подбору в портфель на отгрузку, печатают листы подбора (сводные по всем заказам в портфеле), далее листы подбора отдаются на сборку товара. После сборки товара администраторы склада вносят расхождения по данным кладовщиков в портфель на отгрузку. На основании портфеля на отгрузку и внесенным корректировкам формируются отгрузочные документы: «Перемещение товаров» - для собственных торговых точек и «Реализация товаров и услуг» для сторонних покупателей. Таким образом автоматизирован процесс сборки товара. Автоматизация сборки товара особенно заметна, когда определенный перечень товаров отгружается одновременно во все торговые точки (более 150 киосков + магазины), кладовщикам необходимо лишь подобрать итоговое количество, а уже затем разложить по торговым точкам.

Формирование заказов
Компания работает с большим ассортиментом, аналогами, который требует постоянного мониторинга, анализа и оперативного пополнения. Необходимо отслеживание наполненности склада, наличие новинок у поставщиков, анализ статистики продаж. Для автоматизации этого процесса была разработана обработка «Формирование заказов». Обработка работает в нескольких режимах. Первый – формирование заказов поставщику. В этом режиме можно загрузить свежий прайс поставщика в базу, при этом по соответствию номенклатуры поставщика и номенклатуры базы произойдет сопоставление, выявятся позиции, которых ранее не было – новинки. По выбранным отборам отображается статистика продаж по направлениям деятельности и скорость выбытия товаров, программа рассчитывает необходимое прогнозное количество на обеспечиваемый период и с учетом текущих свободных остатков рекомендует количество к заказу поставщику. В результате формируется документ «Заказ поставщику», который может быть выгружен и отправлен поставщику в формате xls или dbf. Второй режим – пополнение складских остатков в магазинах. При этом анализируются остатки выбранных магазинов, остатки на оптовом складе, скорость продаж, рассчитывается количество к пополнению остатков магазинов и формируются документы «Внутренний заказ», которые затем обрабатываются администраторами оптового склада. Третий режим – пополнение складских остатков в киосках. Особенность и отличие от магазинов заключается в том, что площадь киоска достаточно мала и в него нельзя отправить весь ассортимент. Поэтому на киоски назначаются ассортиментные матрицы. Матрицы наполняются сегментами номенклатуры. Сегмент представляет из себя перечень аналогов с приоритетами для заказа. При использовании обработки «Формирование заказов» анализируются продажи как по номенклатуре, так и по сегменту в целом, определяется необходимое количество для пополнения, при этом выбор определенной номенклатуры среди аналогов происходит по товарным остаткам на оптовом складе и приоритету для заказа. При расчете количества используется минимальное количество к заказу для оптимизации процесса сборки и отгрузки товара. Формирование заказов на киоски происходит по маршрутам доставки, при этом заказы могут быть сформированы сразу на все киоски (а их более 150).

Интеркампани
Так как бизнес разделен на несколько юридических лиц, то необходимо решить задачу автоматического формирования межфирменных документов поступления и продаж. У Заказчика принята схема учета, при которой каждый склад относится только к одному юридическому лицу. Основываясь на этой схеме, был разработан алгоритм формирования движений по товарным регистрам типовыми документами. Перемещение товаров со склада на склад осуществляется одноименным документом «Перемещение товаров», в зависимости от того юридического лица, к которому принадлежит склад, перемещение товаров отражается или не отражается в бухгалтерском учете. Таким образом, по оперативным товарным регистрам движение товара проходит сразу же, в момент фактического перемещение товаров. В конце дня автоматически регламентным заданием формируются межфирменные документы закупки, продажи и возврата товаров. При этом межфирменные документы уже не формируют движений по товарным регистрам, в товарных регистрах и в регистрах продаж не отражаются «лишние» движения. В приложении №1 приведен измененный состав движений документов, в зависимости от принадлежности к межфирменному учету.

Возвраты товаров
Возвраты товаров для организаций-плательщиков НДС всегда связаны с множеством деталей по отражению операции в бухгалтерском и налоговом учете: поставщик дает счет-фактуру при покупке, или же не является плательщиком НДС, возврат проходит как обратная реализация, отражается в книге продаж по нашему счету-фактуре, или же поставщик предоставляет корректировочный счет-фактуру. Аналогично и с возвратами от покупателей.
В типовые механизмы конфигурации, безусловно, заложен способ отражения каждой из таких хозяйственных ситуаций, но инструкция по использованию типовых механизмов получилась бы достаточно обширной: то ли вводить документ «Возврат товаров поставщику» и ставить в нем признак «Предоставляется счет-фактура», то ли вводить «Реализацию товаров и услуг» и затем «Корректировкой долга» проводить зачет задолженности между договором «С поставщиком» и «С покупателем», или какой-то из этих этапов можно пропустить, а может быть просто ввода «Корректировки поступления» будет достаточно. И все эти вопросы должны быть решены оператором, при приемке/оформлении возврата.
Проанализировав алгоритмы работы, мы пришли к выводу, что потребуется ордерная схема по отражению возвратов. Появились новые документы «Ордер на возврат поставщику» и «Ордер на возврат от покупателя», типовые документы «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары» не подошли по многим причинам. При оформлении возврата указывается контрагент и товар – и в зависимости от настроек, сделанных в карточке контрагента, автоматически формируются различные бухгалтерские документы. Пока реализовано 7 наборов комбинаций отражения возврата поставщику в учете (это при условии, что в учетной политике предприятия указано, что возвраты отражаются только в книге продаж, а по законодательству еще можно книгу покупок уменьшать).

Учет продаж товаров в автоматизированных торговых точках
Автоматизирована процедура обмена данными с кассовыми системами в розничных магазинах. Стандартная схема работы подразумевает ручной запуск операций обмена и указание нового товара для обмена вручную. Она была изменена таким образом, чтобы автоматически фиксировать товары для обмена и осуществлять обмен данными автоматически по расписанию. Реализована возможность автоматической загрузки данных о продажах в течении дня, с автоматическим формированием итогового документа о продажах при закрытии смены на кассе.
Из-за специфики реализуемой продукции потребовалось реализовать различные варианты выгрузки для разных групп товаров – газетно-журнальная продукция выгружается в кассовые узлы вместе с номерами (дополнительно указывается дата выхода номера), сопутствующая продукция различных видов – в соответствии с правилами, заданными для вида номенклатуры.
Доработан механизм выгрузки штрихкодов – дополнительно выгружается коэффициент номенклатуры для того, чтобы при считывании этого штрихкода на кассе подбирать заданное количество товара. Данный механизм используется при штрихкодировании коробок и упаковок номенклатуры.

Закрытие смены в киосках
Газетный киоск является неавтоматизированной торговой точкой, продажи в киоске известны только после проведенной инвентаризации, как разница между начальным остатком + приходом за смену и возвратами на склад.
Оптимизирована типовая схема ввода документов по отражению продаж: вручную новые документы не вводятся в систему, документы формируются программно. К концу смены автоматически по всем киоскам печатаются инвентаризационные ведомости (создается документ «Инвентаризация товаров на складе») и товарные отчеты (перечень документов товародвижения по каждому киоску). Распечатанные формы передаются киоскеру для заполнения фактического количества. Киоскер передает заполненные инвентаризационные ведомости оператору, оператор отмечает в документе «Инвентаризация товаров на складе» фактическое количество. Продажи, излишки, пересортицы товара – все эти хозяйственные операции отражаются в учете автоматически на основании данных, введенных оператором.
Реализован механизм «Закрытия смены», позволяющий учесть те возвраты, которые прошли из киоска (есть подписанная водителем накладная о том, что принят товар), но еще не обработаны на складе (в 1С документ не введен). Схема расчетов с киоскерами стала максимально наглядной, по данным информационной базы можно получить всю ту информацию, что раньше велась в файле Excel или вообще не велась (какие документы не введены в систему, какие введены дважды).

Итог

В результате автоматизации, все выполняемые операции находят свое отражение в учетной системе. Процесс ввода данных в систему упрощен для удобства пользователей. Отдельного рассмотрены и автоматизированы повторяющиеся и групповые процессы, что позволило затрачивать меньше времени на ввод и быстрее получать аналитическую информацию.
Среди прочего стоит отметить следующие ключевые процессы:

  • Автоматизирован процесс учета заказов покупателей на поставку газетно-журнальной продукции.
  • Заказы покупателей и накладные на отгрузку формируются автоматически, в зависимости от графика выхода издания.
  • Необходимые бухгалтерские документы формируются в зависимости от потребностей клиента, например, некоторым покупателям требуется выставлять сводную накладную по всем отгрузкам, прошедшим за определенные период. Какие-то покупатели получают сводные накладные за период, но в разрезе грузополучателей. Для кого-то формируется накладная к каждой отгрузке, но счет-фактура выставляется сводный, каждые 5 дней. Все эти потребности по формированию документов автоматизированы, отгрузки идут с печатью корректного комплекта документов начиная с первого дня эксплуатации системы – 2 января 2015г. Для каждого поставщика возврат товаров сопровождается тем набором документов, что требуется ему, взаиморасчеты отражаются по тем параметрам, что указаны в договоре.
  • Реализована уникальная схема формирования межфирменных документов. В отчете по продажам – только реальные продажи, в приходных и расходных движениях по складу – только реальные движения товары. Нет дублирования данных, которое появляется при использовании типовой схемы, нет закупок у собственных организаций по отрицательным остаткам, на каждом юридическом лице в бухгалтерском учете числятся те остатки товаров, что действительно хранятся на складах этого юридического лица.
  • Автоматизирован процесс пополнения складских запасов по статистике продаж в опте и рознице.
  • Реализованы средства работы с одновременно большим количеством заказов на пополнение складских остатков в розничных точках (магазинах и киосках), заказов покупателей.

← Предыдущий проектВсе проектыСледующий проект →