⇧
⇩
(473) 21-000-21

Торговая сеть «В десяточку»

О клиенте

Группа компаний «АСС» объединяет: оптовое звено алкогольного направления (дистрибуторская компания), розничную сеть магазинов «В десяточку» (74 магазина на момент старта проекта), автотранспортное предприятие. Основным направлением деятельности компании является продвижение на рынке Воронежской области алкогольной продукции. Компания входит в тройку лидеров на алкогольном рынке Воронежской области.

Задача

До начала проекта автоматизации бухгалтерский учет, расчет заработной платы, складской учет велся в программах на платформе 1С:Предприятие 7.7, самую большую проблему составляло ежеквартальное формирование алкогольных деклараций. Процесс занимал по нескольку дней. Данные по продажам в розничных магазинах поступали в основную базу раз в две недели. Было сложно поддерживать ассортимент и ликвидность остатков.

Основными требованиями к системе являлись:

  • возможность вести оптовое, розничное и автотранспортное направление в одном информационном пространстве;
  • быстрое формирование регламентированных отчетов, алкогольных деклараций;
  • ведение учета с соблюдением законов и нормативных актов в области реализации алкоголя (отраслевая специфика);
  • ведение бухгалтерского учета по организациям, управленческого финансового учета по компании в целом и в разрезе подразделений;
  • возможность ведения кадрового учета и расчета заработной платы;
  • возможность ведения смен магазинов, инвентаризации, закрытие смен магазинов;
  • автоматизировать продажи в розничных магазинах, иметь возможность получения данных о продажах день в день (ранее продажи выгружались раз в две недели);
  • иметь возможность формирования с помощью автозаказа перечня необходимых товаров для пополнения складских запасов розничных магазинов и поддержание необходимого количества и ассортимента на планируемый период;
  • возможность формирования обменов с покупателями и последующей загрузки их ими в ПО «Декларант»;
  • возможность формирования обменов с поставщиками;
  • отражение всех операций в одной программе.

Решение

Специалисты ООО «Числа» провели комплексное обследование деятельности группы компаний, в результате которого была согласована с заказчиком схема автоматизации. Для ее решения использовали ПО фирмы 1С:

  • «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией» + надстройка «1С:Управление автотранспортом» (УТ);
  • «1С:Бухгалтерия предприятия 8» (БП);
  • «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП);
  • «Штрих-М:Кассир» (Штрих-М).

Схема взаимодействия выглядит следующим образом:  Схема

Специалистами ООО «Числа» был произведен ряд доработок типовых конфигураций. Основные доработки касались следующих разделов:

  • Механизмы ценообразования, скидок, контроль минимальных цен.
  • Логистика и экспедирование. Ведение маршрутных листов и оценка загруженности машин на маршруте.
  • Пакетная печать документов на машину.
  • Учет запасов и резервирование.
  • Учет и отражение данных по ГСМ и сотовой связи.
  • Ведение смен магазинов, механизмы закрытия смен по инвентаризации со сводным анализом всего документооборота за смену.
  • Обмен с розничными точками.
  • Расширенный контроль дебиторской задолженности и заявок покупателей.
  • Автозаказ на пополнение оптовых складов от поставщиков и розничных магазинов как от поставщиков, так и от собственного подразделения.
  • Механизмы обмена данными с покупателями и поставщиками в формате XML.
  • Интеграция надстройки «Управление автотранспортом» в конфигурацию «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией».
  • Подсистема межфирменного взаимодействия - интеркампани.
  • Учет всех затрат в торговой подсистеме, в том числе комиссия по эквайрингу, прочие списания денежных средств в составе затрат.
  • Расширенный финансовый учет кредитов и займов.
  • Оптимизация производительности типовых решений.
  • Неоперативный контроль остатков, анализ возможных отрицательных остатков при работе задним числом (недопущение создания отрицательных остатков).
  • Расчет заработной платы водителей, с учетом рейсов по городу и области, тоннажа груза, дней ремонта и т.д. Все данные необходимые для расчета заработной платы водителей, автоматически загружаются из торговой системы.
  • Расчет заработной платы экспедиторов, с учетом километража рейсов по городу и области.
  • Расчет заработной платы продавцов, с учетом сменных графиков и удержаний по итогам инвентаризаций.
  • Расчет заработной платы торговых представителей, с учетом оплаты покупателей за отгруженный товар, отсрочки платежей, штрафов за дебиторскую задолженность. Все данные необходимые для расчета заработной платы торговых представителей, автоматически загружаются из торговой системы.
  • Реализован учет отгулов. Сотруднику за работу в выходной день или не рабочее время предоставляется отгул. В системе автоматизирован данный учет отгулов и созданы специализированные отчеты.
  • Реализована выгрузка платежных документов в торговую конфигурацию.

При настройке выгрузки данных из системы оперативного торгового учета в бухгалтерскую программу с помощью типовых механизмов обмена были значительно оптимизированы стандартные алгоритмы выгрузки данных, а именно:

  • Сопоставление партий по начальным остаткам. Типовые механизмы не предполагают выгрузку начальных остатков из УТ в БП, при этом недостаточно загрузить в бухгалтерию данные в разрезе номенклатуры, нужно обеспечить сопоставление партий, которыми были введены начальные остатки в УТ партиям, которыми вводятся начальные остатки в БП
  • Заполнение аналитики в платежных документах, при загрузке в бухгалтерию типовые правила обмена не определяют корреспондирующий счет в тех операциях, где его нельзя однозначно верно определить. В основном, это операции по прочим платежам, по списанию задолженности, перечислению налогов. В УТ была добавлена необходимая аналитика и обеспечено автоматическое заполнение счетов учета при загрузке в бухгалтерию.
  • Добавлено отражение операций по пересортице товара, корректное автоматическое формирование проводок бухгалтерского учета
  • Усовершенствована схема учета НДС при раздельном ведении учета (совмещение деятельности общей системы налогообложения и деятельности, попадающей под ЕНВД)
  • Изменены технические параметры выгрузки документов. При использовании типовых алгоритмов выгрузки из-за больших объёмов данных обмен с бухгалтерией не всегда успевал выполниться за ночь (при восстановлении партий в УТ). Увеличена скорость обмена, изменен механизм снятия с регистрации выгруженных объектов: не все объекты сразу при условии успешной выгрузки, а по мере выгрузки каждого объекта в плане обмена помечается, что объект снимается с регистрации.

Существенным изменениям подвергся контур обмена с розничными торговыми точками. Важным требованием к кассовому ПО являлся запрет продажи товара «в минус», для чего каждая розничная точка должна иметь актуальные остатки товаров. Для решения этой задачи были сделаны следующие доработки:

  • Все документы УТ, относящиеся к движению товаров в торговых точках, фиксируются для выгрузки в те торговые точки, остатки которых они затрагивают. Таким образом кассовое ПО своевременно получает документы изменения остатков, причем только те, которые относятся к текущему магазину.
  • Добавлена возможность обмена данными между УТ и магазинами по e-mail.
  • Оптимизирована выгрузка нормативно-справочной информации – в торговую точку выгружаются не все данные, а только те, которые изменялись с момента последней выгрузки в эту торговую точку. Это позволило существенно уменьшить объем передаваемых данных, что оказалось важным в условиях плохих каналов связи во многих удаленных магазинах.
  • Добавлена возможность выгрузки остатков из кассового ПО в УТ для проведения оперативной сверки остатков.

Результат

В результате внедрения программного комплекса предприятие получило систему, удовлетворяющую и покрывающую все потребности учета. В базе одновременно работает 50 пользователей, вводится более 1500 документов в день. Формирование всех регламентированных отчетов (деклараций по алкоголю) занимает считанные минуты.

  • Сопоставление партий по начальным остаткам. Типовые механизмы не предполагают выгрузку начальных остатков из УТ в БП, при этом недостаточно загрузить в бухгалтерию данные в разрезе номенклатуры, нужно обеспечить сопоставление партий, которыми были введены начальные остатки в УТ партиям, которыми вводятся начальные остатки в БП
  • Заполнение аналитики в платежных документах, при загрузке в бухгалтерию типовые правила обмена не определяют корреспондирующий счет в тех операциях, где его нельзя однозначно верно определить. В основном, это операции по прочим платежам, по списанию задолженности, перечислению налогов. В УТ была добавлена необходимая аналитика и обеспечено автоматическое заполнение счетов учета при загрузке в бухгалтерию.
  • Добавлено отражение операций по пересортице товара, корректное автоматическое формирование проводок бухгалтерского учета
  • Усовершенствована схема учета НДС при раздельном ведении учета (совмещение деятельности общей системы налогообложения и деятельности, попадающей под ЕНВД)
  • Изменены технические параметры выгрузки документов. При использовании типовых алгоритмов выгрузки из-за больших объёмов данных обмен с бухгалтерией не всегда успевал выполниться за ночь (при восстановлении партий в УТ). Увеличена скорость обмена, изменен механизм снятия с регистрации выгруженных объектов: не все объекты сразу при условии успешной выгрузки, а по мере выгрузки каждого объекта в плане обмена помечается, что объект снимается с регистрации.
  • Все документы УТ, относящиеся к движению товаров в торговых точках, фиксируются для выгрузки в те торговые точки, остатки которых они затрагивают. Таким образом кассовое ПО своевременно получает документы изменения остатков, причем только те, которые относятся к текущему магазину.
  • Добавлена возможность обмена данными между УТ и магазинами по e-mail.
  • Оптимизирована выгрузка нормативно-справочной информации – в торговую точку выгружаются не все данные, а только те, которые изменялись с момента последней выгрузки в эту торговую точку. Это позволило существенно уменьшить объем передаваемых данных, что оказалось важным в условиях плохих каналов связи во многих удаленных магазинах.
  • Добавлена возможность выгрузки остатков из кассового ПО в УТ для проведения оперативной сверки остатков.
← Предыдущий проектВсе проектыСледующий проект →