Группа компаний «Restorator projects»
Restorator Projects - успешная компания, специализирующаяся на создании, развитии и управлении ресторанными проектами различных форматов. Restorator Projects – лидер на рынке ресторанного бизнеса в Центрально-черноземном округе. Компания управляет крупнейшей сетью ресторанов в Центрально-черноземном округе - Ресторан «Barhat», пивной ресторан «Burger House», кафе-бар «BARak O'Mama», гриль-бар «MesTo», суши-бар «Sushi MesTo», семейное «ГРИНcafe», кафе узбекской кухни «Бахор», советское кафе «The CoVok», место вкусной еды «Тесто&Мясо», пекарня-кафе-эспрессо«лаФФка» и grill-bar-sushi «МЯСО OR FISH».
Совершенствуя систему управления, руководство компании пришло к выводу о необходимости создания современной системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота и управления взаимодействием сотрудников. В качестве первоочередной была поставлена задача автоматизации управления внутренней нормативной документацией компании.
Руководители и специалисты компании рассматривали различные программные продукты для создания СЭД и остановили свой выбор на продукте «1С:Документооборот 8 КОРП». Основанием для такого решения послужило, прежде всего, широкая функциональность продукта. Немаловажную роль сыграло и то обстоятельство, что в группе компаний ранее уже выбрали «1С:Предпрриятие 8» как технологическую платформу построения Информационной Системы.
На первоначальном этапе внедрение программного продукта производилось силами сотрудников компании Restorator Projects. При работе с программой, появилась необходимость разработки специализированных комплексных бизнес-процессов обработки документов, повышения производительности работы программного продукта, настройка форм карточек документов в зависимости от видов документов. Для осуществления вышеперечисленных работ, руководством компании в качестве партнера, была выбрана компания «Числа».
В ходе проекта были выполнены следующие работы:
- Настройка системы прав доступа, для увеличения производительности системы.
- Доработка карточки внутренних документов, в части отображения полей в зависимости от вида документа.
- Для документа «Служебная записка о премии» в карточку документа выведена табличная часть сотрудников с размером премии. Согласующему данный документ больше не приходится открывать файл Excel с премией и инициатор документа не составляет файл Excel с премией, а заполняет таблицу непосредственно в 1С:Документообороте и сотрудников выбирает из справочника, а не заполняет вручную.
- «Служебная записка о приеме на работу» заполняется в 1С: Документооборот, включая все личные данные физического лица. Далее, физическое лицо автоматически создается в программе «Зарплата и Управление Персоналом», что позволяет сократить время ввода данных в новую программу и сокращает время обработки документа.
- Настройка сложной ролевой адресации в бизнес-процессах.
- В компании 3 работника кадровой службы и за каждым их них закреплены разные организации. Документы должны приходить сотруднику в зависимости от выбранной организации.
- Создание сложных комплексных процессов с использованием различных условий маршрутизации.
- Цепочка согласования приема на работу зависит от должности принимаемого сотрудника;
- Цепочка исполнения служебной записки о премии, зависит от подразделения, в котором выдается премия;
- Настройка печатных форм в формате MS Word.
- Подготовка инструкций пользователей.
- Работа с документами;
- Работа с файлами;
- Комплексные процессы движения документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Разграничение прав доступа.
В ходе проведенного аудита, настроенной системы прав доступа, были выявлены дублирующие элементы системы разграничения прав. Это повлияло на увеличение количества дискрипторов доступа и соответственно многократно увеличилось время расчета прав. После перенастройки прав доступа время расчета прав уменьшилось с 12 часов до 1,5 часов.
Для каждой из 12 внутренних служебных записок настроен свой уникальный внешний вид карточки документа. Доработки сделаны для ускорения обработки служебных записок. Пользователь сразу видит все необходимые данные для согласования или исполнения служебной записки, тем самым скорость обработки увеличилась в несколько раз. Например:
Каждому сотруднику, работающему со служебной запиской, документ приходит автоматически. Сотрудник определяется не пользователем от имени которого он работает, а ролью, которую он исполняет в программе. Возникают случаи, когда сотрудники с одной ролью обрабатывают разные документы, в зависимости от значений реквизитов документа. Например:
Цепочки согласования и исполнения документов зависят от значений реквизитов документа. Например:
Для части документов сделана печатная форма в формате MS Word, использую стандартный функционал системы. Данный функционал позволяет быстро создавать печатные формы в формате MS Word и выводить в них данные из карточки документа.
Для делопроизводителей были созданы инструкции по использованию доработанного функционала.
В результате выполнения проекта автоматизированы следующие функции: